የተቋማዊ ለውጥ ሥራ አስፈጻሚ
የተቋማዊ ለውጥ ሥራ አስፈጻሚ ተጠሪነቱ ለሥራ አመራር ዋና ሥራ አስፈጻሚ ሆኖ የሚከተለውን ተግባርና ኃላፊነት ያከናውናል፡-
- የስራ ክፍሉን ሥራ በማቀድ፣ በማስተባበር እና በመምራት፤ ከተቋማዊ ለውጥ ጋር የተገናኙ ዓለም አቀፋዊ ምርጥ ተሞክሮች በመቀመርና በማስፋፋት፣ የተቋሙን የሰው ሃብትና ፋይናንስ ከለውጥ መሳሪያዎች ጋር በማቀናጀት እንዲሁም በኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጅ መሰረተ ልማቶችን በመዘርጋትና ጥቅም ላይ በማዋል ቀልጣፋ አገልግሎት እንዲሰጥ በማድረግ፣ የማስፈፀም አቅም ማጎልበት፤ የተቋሙ ሠራተኞች በኮር እና በቴክኒካል ኮምፒተንሲ ፍሬም ወርክ ብቃታቸው እንዲረጋገጥ ያደርጋል።
- የተቋሙ ሠራተኞች የሥራ አፈፃፀም ከተቋሙ ዕቅድ አፈፃፀም ጋር በተናበበ መልኩ እንዲመዘን በማድረግ፣በመምራትና ማስተባበር፤ የምዘና፣ እውቅናና ማበረታቻ ሥርዓትን በመዘርጋት፣ የተቋሙን መልካም አስተዳደር በማስፈን፣ በተቋሙ ላይ ለሚቀርቡ ቅሬታዎችና አቤቱታዎች ምላሽ በመስጠት፣ የመልካም ተሞክሮዎችን ቅመራ በማስተባበር፤ የተቋሙን የክህሎትና የስራ ልምድ ልውውጥ መድረኮችን በማመቻቸት፣ በማስተባበር የተቋሙን ተልእኮዎች እንዲሳኩ ያደርጋል፡፡
- የስራ ክፍሉን የረጅም፣የመካከለኛና የአጭር ጊዜ የበጀትና የፊዚካል ስራ ዕቅድ ያዘጋጃል፣ ይመራል፣ ተፈፃሚነታቸውን ይከታተላል፣ ይቆጣጠራል፤ ያስተባብራል፣ አፈጻጸሙን ይገመግማል፣ የአፈፃፀም ሪፖርት አዘጋጅቶ ያቀርባል፡፡
- የሥራ ዘርፉን በአስፈላጊ ግብአቶች እንዲሟሉ በማድረግ ምቹ የሥራ ሁኔታዎችን እንዲፈጥሩ ያደርጋል፣
- በእቅድ የተያዙ ተግባራትን ለማስፈፀም የሚረዱ የፋይናንስ ምንጮችን ለማሰባሰብ ፕሮጀክቶችን እንዲቀረፁና እንዲተገበሩ ያስተባብራል፡፡
- የለውጥና መልካም አስተዳደር ስራዎችን ለማሻሻል የሚያስችሉ ጥናትና ምርምሮች እንዲካሄዱ ያስተባብራል፡፡
- በሥሩ ያሉ ሠራተኞችን ይመራል፣ ይቆጣጠራል፣
- የሠራተኞችን የሥራ አፈጻጸም ይገመግማል፣ በእቅድ አተገባበር ላይ ያጋጠሙ ችግሮችን ይለያል ከስራ ክፍሉ ባለሙያዎች ጋር ይወያያል፤አመራጭ የመፍትሄ ሃሳቦችን እንዲቀርቡ ያደርጋል፤ ተግባራዊነታቸውን ይከታተላል፡፡
- ለስራ ክፍሉ ዓላማ መሳካት የሚያስፈልግ የሰው ሃብት፣ ገንዘብ፣ ማቴሪያልና ሌሎች ግብዓቶች እንዲሟሉ ያቅዳል፣ ያስወስናል፣ ሲፈቀድም ሥራ ላይ እንዲውል ያደርጋል፣ አፈፃፀማቸውን ሪፖርት ያደርጋል፤
- በሥራ ክፍሎች የሚከናወኑ ስራዎች በውጤት ተኮር ሥርዓት መሠረት በተቀመጠላቸው የጊዜ ገደብ ወጪና መጠን መሰረት መከናወናቸውን ይከታተላል፣ አዳዲስ አሰራሮችን ይቀይሳል፣ተግባራዊ ያደርጋል፣
- የስራ ክፍሉን አመራሮችና ባለሙያዎች የአቅም ክፍተት በመለየት ክፍተቱን ለመሙላት የሚያስችሉ ዘዴዎችን በመንደፍ አቅማቸው እንዲገነባ ያደርጋል፣ መደበኛ ተከታታይ የስልጠና ፕሮግራሞች፣ የእርስ በርስ መማማርና ሜንቶሪንግ አሰራሮች እንዲዘረጉና እንዲተገበሩ በማድረግ አቅም እንዲገነባ ያደርጋል፡፡
- በሥራ ላይ ያለውን የተቋም አደረጃጀት ክፍተት ለመለየት የሚደረጉ ጥናቶችን ያስተባብራል፣ አደረጃጀቱ ሲፀድቅም ተግባራዊነቱን ይከታተላል፡፡
- እየተተገበረ ያለውን የአገልግሎት አሰጣጥ ሂደት እንዲጠና ያደርጋል፤ ግብረመልስ አዘጋጅቶ ያቀርባል፡፡
- የተቋሙን አገልግሎት ፈጣንና ቀልጣፋ ለማድረግ የሚረዱ የተቀናጀ የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ ሲስተሞች እንዲዘረጉና ጥቅም ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፣ያስተባብራል፣ይመራል፡፡
- የተቋሙን የሰው ሀብት፣ የፋይናንስና ከለውጥ መሳሪያዎች ጋር በማቀናጀት የተቋሙ አገልግሎት አሰጣጥ ቀልጣፋና ዘመናዊ እንዲሆን ያደርጋል፣ ያስተባብራል፣ ይመራል፡፡
- ተቋሙ ለተገልጋዮች የሚሰጠውን አገልግሎት አመቺና ተደራሽ ለማድረግ የሚያግዙ የቢሮ አደረጃጀቶች እንዲፈጠር ያደርጋል፡፡ አፈጻፀሙን ይከታተላል፡፡
- ተቋሙ የሚሰጠውን አገልግሎት በጥራት፣ በመጠን፣ በጊዜ ለመለካት የሚያስችሉ መስፈርቶች እንዲዘጋጁና ጥቅም ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፤ አፈፃፀማቸውን በክትትልና ግምገማ ያረጋግጣል፡፡
- የደንበኞችን እርካታ ለመለካት የሚያስችሉ በቴክኖሎጅ የተደገፉ የተለያዩ መጠይቆችን በማዘጋጀት ጥቅም ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፡፡
- በስራ ላይ የሚገኙ የለውጥ መሳሪያዎችን አፈፃፀም ችግሮች በጥናት እንዲለዩ ያደርጋል፤ የሚቀርቡ የመፍትሄ ሃሳቦችን በመገምገምና በማሻሻል እንዲተገበሩ ያደርጋል፣ ተግባራዊነታቸውን ይከታተላል፡፡
- የተቋሙን ስራዎችን ውጤታማ የሚደርጉ አዳዲስ የለውጥ አሰራር ሥርዓቶችን እንዲጠኑ እንዲተገበሩ ያደርጋል፣ ህደቱን ይመራል፡፡
- በሀገር አቀፍ ደረጃ እንዲተገበሩ የሚወርዱ የለውጥ ፕሮግራሞችን በተቋሙ እንዲተገበሩ ያስተባብራል፤ ይደግፋል፤ ይከታተላል፡፡
- የተቋማዊ ለውጥ ስራዎችን ውጤታማ የሚያደርጉ መመሪያ፤ ፕሮቶኮል፤ ማንዋሎችና ስታንዳርዶችና መስፈርቶች እንዲዘጋጁና እንዲከለሱ ያድርጋል፤ አፈፃፀሙን ያስተባብራል፡፡
- የተቋሙን የሥራ ውጤታማነትን የሚያሻሽሉ የለውጥ መሳሪያዎች፣ ስታንዳርዶች፣ የአሠራር ዘዴዎች፣ ልዩ ልዩ ጥናቶች ውሳኔ ሲያገኙ በየተቋማቱ በተገቢው ሁኔታ ስለመተግበራቸው አፈጻጸሙን በመከታተል፤ በመደገፍ፤ ግብረመልስ በመስጠት ለኃላፊው ሪፖርት ያቀርባል፡፡
- በለውጥና መልካም አስተዳደር ላይ በተሰሩት ሥራዎች የመጣውን ለውጥ እንዲጠና ያደርጋል፡፡
- በተቋሙ፤ በክልል፣ ተጠሪ ተቋማት እና የተቋሙ የስራ ክፍሎች የሚተገበሩ የለውጥ መሳሪያዎች እና መደበኛ የአሰራር ሂደቶች እንዲዘምኑና በዲጂታል ቴክኖሎጂ የታገዙ እንዲሆኑ ያደርጋል፤ ይከታተላል፣ ይደግፋል፡፡
- በሴክተሩ የአገልግሎት ሰጪ ተቋማት ላይ የመልካም አስተዳደር የዳሰሳ ጥናት እንዲካሄድ ያደርጋል፣ በዳሰሳው በተለዩ ጉዳዮች ላይ በየደረጃው ላሉ አካላት የማሻሻያ ሃሳብና ግብረ መልስ ይሰጣል፣ ተፈፃሚነቱን ይከታተላል፡፡
- በተቋሙ በየደረጃው የሚከናወኑ የለውጥና የመልካም አስተዳደር ስራዎችን ይከታተላል፤ ይደግፋል ግብረመልስ ይሰጣል፡፡
- የሴክተሩን የለውጥና መልካም አስተዳደር ስራዎች አፈፃፀም ለመገምገም የሚረዱ መድረኮችን እንዲዘጋጁ ያደርጋል፤ያስተባብራል፡፡
- የሥራ ኃላፊዎችና ሠራተኞች የለውጥና መልካም አስተዳደር ሥራዎችን በቀጣይነት ለመተግበር እንዲችሉ የክህሎት፣ የአቅርቦት እና የአመለካከት ክፍተቶች እንዲለዩ ያደርጋል፣ ይከታተላል ይደግፋል፡፡
- በሴክተሩ ለሚገኙ የሥራ ኃላፊዎችና ሠራተኞች ስለለውጥና መልካም አስተዳደር ዓላማዎች እንዲሁም በስትራቴጂክ ዕቅድ ላይ ተከታታይነት ያላቸው የግንዛቤ ማስጨበጫ መድረኮች እንዲዘጋጁ ያመቻቻል፤ ድጋፍ ይሰጣል፤ የአመለካከት ለውጥ ማምጣታቸውንም ያረጋግጣል፡፡
- በተቋሙ ውስጥ የሚከናወኑ የለውጥ መሳሪያዎች ትግበራ ላይ ያሉትን ጠንካራ ጎኖች እና የማስፈፀም አቅም ክፍተቶች በጥናት እንዲለዩ ያደርጋል፣
- የለውጥና መልካም አስተዳደር የስልጠና ሰነዶችን እንዲዘጋጁና ስልጠና እንዲሰጥ ያደርጋል፡፡
- የሥራ ኃላፊዎች በስራቸው ያሉትን ፈጻሚዎች የማብቃት ሥራ እንዲያከናውኑ ክትትል ያደርጋል፣ ይደግፋል፡፡
- በተቋሙ፣ በክልሎች፣ ተጠሪ ተቋማት እንዲሁም በተቋሙ የስራ ዘርፎች የለውጥና መልካም አስተዳደር ፓኬጅ እና የዜጎች ቻርተር አፈፃፀም ይገመግማል፤ ይመዝናል፤ ደረጃ ያወጣል፤ እውቅና እንዲሰጡ ለሃላፊ ያቀርባል እንዲሁም ማስተካከያ እንዲደረግ ሃሳብ ያቀርባል፡፡
- የውጤት ተኮር የሥራ አፈጻጸም ምዘና ሥርዓት አፈጻጸሙን ይከታተላል፤ እንዲሁም የትግበራ ሂደት ላይ የሚታዩ ጠንካራና ደካማ ጎኖች እንዲገመገሙና አዳዲስ የመፍትሔ ሃሳቦችን እንዲቀርቡ ያደርጋል፤
- የተገልጋይ እረካታ ምዘና እንዲደረግ ያደርጋል፣ ጉድለቶችን ይለያል፤ የማስተካከያ እርምጃ እንዲወሰድ ያደርጋል፤ ለአፈጻጸሙም ድጋፍ ይሰጣል፡፡
- በየደረጃው እውቅና እንዲሰጣቸው የተመረጡ ተቋማትና ሰራተኞች በወጣው መስፈርትና ፕሮቶኮል መሰረት መመረጣቸውን ይከታተላል፣ ያረጋግጣል፡፡
- የተቋሙን አመራርና ፈጻሚን የመመዘን፣ የአፈጻጸም ደረጃ የመለየትና ግብረ-መልስ የመስጠት፤ ሥራዎችን ያስተባብራል፣
- በውጤት ተኮር ምዘና ሥርዓት መሠረት የተቋሙ የአመራርና ፈጻሚ የሥራ አፈጻጸም ምዘና እንዲካሄድ ያደርጋል፣ ከተቋሙ አፈፃፀም ውጤት ጋር በማናበብ ውጤቱንም ለበላይ አመራር አቅርቦ ያጸድቃል፡፡
- በምዘና ውጤታቸው መሠረት የተቋሙ የአመራርና ፈጻሚ የአፈጻጸም ደረጃ በመለየት ደካማውን የመደገፍ እና ጠንካሮችንና የተሻለ አፈፃፀም (ሞዴሎች) በውጤት ላይ የተመሠረተ የእውቅናና ማበረታቻ ሥርዓት ተጠቃሚ እንዲሆኑ ያስተባብራል፣ ይመራል፡፡
- በየደረጃው የአቅም ግንባታ ስራ አፈፃፀም ፋይዳ ጥናት ያካሂዳል፡፡
- የብቃት ማረጋገጫ አሰጣጥና ዕድሳት ዙሪያ የሚወጡ ፖሊሲዎችና ስትራቴጄዎች ላይ ግብዓት ይሰጣል፣ የጸደቀውንም ሥራ ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፣ ያስተባብራል፣ ተግባራዊነቱንም ይከታተላል፡፡
- በየጊዜው የብቃት ማረጋገጫ አሰጣጥና ዕድሳት አስመልክቶ የሚደረጉ ለውጦችን ተቀብሎ በተቋሙ እንዲተገቡር ያደርጋል፡፡
- የተቋሙን ሠራተኞች ብቃት ለማረጋገጥ የሚያስችሉ የኮር እና የቴክኒካል ኮምፒተንሲ ፍሬም ወርክ እንዲዘጋጅና ጥቅም ላይ እንዲውል ያደርጋል፣
- በተዘጋጀው የኮምፒተንሲ ፍሬም ወርክ መሰረት የተቋሙ ሠራተኞች እንዲመዘኑ ያደርጋል፣ሂደቱን ያስተባብራል፣ይመራል፡፡
- የተቋሙ ሰራኞች የብቃት ማረጋገጫ እንዲወስዱ ያስተባብራል፣ ብቁ ለሆኑ የምስክር ወረቀት እንዲሰጥና በየወቅቱ እንዲታደስ ያደርጋል፡፡
- የብቃት ማረጋገጫ አሰጣጥና ዕድሳት የወሰዱ ሰራተኞች መረጃዎችን በዘመናዊ ቴክኖሎጂ የተደገፈ እንዲሆን ያደርጋል፡፡
- የብቃት ማረጋገጫ አሰጣጥና ዕድሳት አገልግሎትን በሚፈለገው ደረጃ ሥራ ላይ ለማዋል የማስፈጸሚያ ስልቶችን ይቀይሳል፡፡
- የብቃት ማረጋገጫ ምዘና ውጤት የታዩ የዕወቀትና የክህሎት ክፍተቶችን እንዲተነተኑ በማድረግ ለሚመለከታቸው አካላት ተደራሽ ያደርጋል፡፡
- የብቃት ማረጋገጫ ህጋዊ ባልሆነ መንገድ አገልግሎት ላይ ሲውል እንዲታገድ እና እንዲሰርዝ ያደርጋል፡፡
- የብቃት ማረጋገጫ አሰጣጥና ዕድሳት ግንዛቤ በተጠቃሚው ዘንድ እንዲሰርፅ የግንዛቤ ማስጨበጫ አውደ-ጥናት ያካሄዳል፤ አገር አቀፍ የምክክር መድረኮችን እንዲዘጋጁ ያደርጋል፡፡
- ለማህደረ ተግባር (Portfolio) ምዘና የሚያገለግሉ መሳሪያዎች እና ማስተግበሪያ ማኑዋል ለማዘጋጀት ግብዓት የሚሆኑ የአቻ ሰነዶች ፍተሻ ተደርጎ የማህደረ ተግባር መመዘኛ መሳሪያዎችና የማስተግበሪያ ማኑዋሎች በብቃት ስታንዳርዱ መሰረት እንዲዘጋጁ ይደረጋል፡፡
- የተቋሙን የማህደረ ተግባር (Portfolio) መመዘኛ መሳሪያዎችና የማስፈፀሚያ ማኑዋሎች እንዲታተሙና እንዲሰራጩ ያደርጋል፡፡
- የብቃት ማረጋገጫ አሰጣጥና ዕድሳት የብቃት ምዘና ሂደትን ይመራል፤ ይከታተላል፤ ይደግፋል፤
- በምዘና ሂደት ለታዩ ችግሮች የማስተካከያ እንዲደረግ ያደርጋል፡፡
- በመልካም አስተዳደር ዙሪያ ጥናት የሚያስፈልጋቸውን ጉዳዮችን እንዲለዩ በማድረግ፣ የተለያዩ ቼክ ሊስቶች፣ መጠይቆችና ፕሮፖዛሎች እንዲዘጋጁ የስተባብራል፡፡
- በአገልግሎት አሰጣጥ ላይ የተገልጋይ እርካታ ለማረጋገጥ የሚያስችሉ የተለያዩ የጥናቶች እንዲካሃዱ ያስተባብራል፣ ክትትልና ድጋፍ ያደርጋል፡፡
- በጥናቱ ውጤት መሰረት ለአፈጻጸም ማነቆ የሆኑ አሠራሮችና ይለያል፣ የአገልግሎት አሰጣጥ ስታንዳርዶችን እንዲዘጋጁ ድጋፍና ክትትል ያደርጋል፡፡
- በጥናት ውጤት መሰረት በዘርፉ የሚስተዋሉ የመልካም አስተዳደር ችግሮችን መፍቻ ስልቶች (የመልካም አስተዳደር ፓኬጅ) እንዲዘጋጅ ያስተባብራል፤ ለተግባራዊነቱንም ይከታተላል፣ ይደግፋል፡፡
- በሴክተሩ የሚሰጡ አገልግሎቶች ከተጠያቂነትና ግልጸኝነተ አኳያ በተቀመጡ እስታንዳርዶች መሰረት እየተተገበሩ መሆኑን ለመከታተል የሚያስችል የዜጐች ቻርተር እንዲዘጋጅና ተግባራዊ እንዲደረግ ያስተባብራል ይከታተላል፡፡
- በጥናት የተገኙ ግኝቶችን መሰረት በማድረግ የሚቀርቡ የውሳኔ ሃሳቦችን ተግባራዊነታቸውን ይከታተላል ፡፡
- የማህበረሰብ ተሳትፎንና ባለቤትነትን የሚያሻሽሉ አሰራር ስርዓቶች እንዲዘረጉና እንዲተገበሩ ያደርጋል፡፡
- የማህበረሰብ አስተያየት ምዘና ሥርዓት እንዲዘረጋና ተግባራዊ እንዲሆን ይደግፋል ከማህበረሰቡ በሚቀርቡ አስተያየችን በመገምገም ክፍተቶች እንዲለዩና ማስተካከያ እንዲደረግ ይከታተላል፡፡
- በየደረጃው ያለው አመራር የተጠያቂነት ሁኔታን በመመዘን ጉድለቶችን ለመለየትና የማስተካከያ እርምጃዎችን ለመውሰድ የሚያስችል አሰራርን ተግባራዊ እንዲሆን ያደርጋል፣ አፈፃፀሙን ይከታተላል፣ ይደግፋል፣ ያረጋግጣል፡፡
- በተቋሙ የሚሰጡ አገልግሎቶች ለተገልጋይና ለአገልግሎት ሰጪ ምቹ መሆኑን ይከታተላል፣ ይገመግማል፡፡
- የሚቀርቡ ቅሬታዎች፣ አቤቱታዎችና ጥቆማዎችን በመቀበልና በመመርመር ምላሽ እንዲያገኙ ያደርጋል፡፡
- በተድጋጋሚ ቅሬታ የሚቀርብባቸውን ክፍሎችና ጉዳዮችን በመለየት አስፈላጊው የማስተካከያ እርምጃ እንዲወሰድ ያደርጋል
- የቅሬታና አቤቱታዎች ምንጭ የሆኑ አሰራሮችን ያጠናል፣ የማሻሻያ ሀሳብ ያቀርባል፣
- የቅሬታ፣ አቤቱታና ጥቆማ የማስተናገጃ ሥርዓቱንና አሰራሩን በተመለከተ የተለያዩ ጥናቶችና የፓናል ፅሁፎችን በማዘጋጀት ለሠራተኞች፣ ለኃላፊዎች፣ ለተገልጋዮች እና ለሌሎች ለሚመለከታቸው ባለድርሻ አካላት ግንዛቤ የመፍጠር ሥራ ይሠራል፤
- በዲጂታል ቴክኖሎጂ የታገዘ የቅሬታና አቤቱታ አቀራረብና አፈታት ስርዓት ይዘረጋል፡፡
- በቅሬታና አቤቱታ አቀራረብና አፈታት ዙሪያ ለተጠሪ ተቋማት/ቅርንጫፍ፣ ማዕከል/ ድጋፍ ይሰጣል፣ አፈፃፀሙን ይከታተላል፣ ይገመግማል፡፡
- በሴክተሩ ምርጥ ተሞክሮዎችን ለመለየት፣ ለመቀመርና ለማስፋት የሚያስችል መመሪያ፣ ፕሮቶኮል፣ ፕሮፖዛሎችና የተለያ ቼክ ሊስቶች እንዲዘጋጁ ያደርጋል፤ያስተባብራል፡፡
- በሚካሄዱ የጥናትና ምርምር ሥራዎችን ላይ በስሩ የሚገኙ ባለሙያዎች እንዲሳተፉ ያስተባብራል፡፡
- በተቋማት መካከል የልምድ ልውውጥ የሚደረግበትና የሚሰፋፋበት አሠራር ይዘረጋል፣ አፈጻጸሙንም ይከታተላል፡፡
- የተቋሙ የተለያዩ የስራ ክፍሎችና በየደረጃው ያሉ ተቋማት የተዘጋጀውን የመልካም ተሞክሮ መቀመሪያ መመሪያና ፕሮቶኮል ተግባራዊ እንዲያደርጉ ይከታተላል፡፡
- የተገኙ መልካም ተሞክሮዎችን እንዲለዩ፤ እንዲቀመሩና እንዲስፋፉ ድጋፍና ክትትል ያደርጋል፡፡
- የተለዩ ምርጥ ተሞክሮ ለሚመለከታቸው ባለድርሻ አካላት ያስተዋውቃል፡፡
- በለውጥና መልካም አስተዳደር የተሻለ አፈፃፀም ያስመዘገቡ ተቋማትን በመለየት መልካም ተሞክሮውን ሌሎች እንዲወስዱና እንዲተገብሩ ድጋፍ ያደርጋል፡፡
- በተጠሪ ተቋማት/የስራ ክፍሎች የተዘጋጁ ምርጥ ተሞክሮዎችን አፈፃጸም ይገመግማል፣ አስፈላጊው ማሻሻያ እንዲደረግ ያስተባብራል፡፡
- ለሴክተሩ የተሰጡ ተግባርና ኃላፊነቶች ለማስፈፀም የወጡ ፖሊሲዎች፣ ስትራቴጅዎች፣ አዋጃች፤ ደንቦች፣ መመሪያዎች፣ ፕሮቶኮሎችንና ሌሎች ሰነዶችን እንዲሰበሰቡና በአግባቡ ተደራጅተው እንዲቀመጡ ያስተባብራል፡፡
- የተሰበሰቡ ሰነዶች ለዘርፉ ሰራተኞችና ለተገልጋዮች በቀላሉ ተደራሽ የሚሆኑበትን አሰራር እንዲዘረጋና ተግባራዊ እንዲሆን ያደርጋል፡፡
- ሰነዶች ተደራጅተው የሚቀመጡበት ላይብረርና ዳታ ቤዝ ያደራጅል፡፡
- የአንጋፋ ሲቨል ሰርቪስ ሙያተኞችን አቅም /Senior Professionals/ መጠቀም የሚያስችል ሥርዓት ይዘረጋል፣ ውጤታማነቱን ይከታተላል፡፡
- እውቀትን ከግለሰብ ወደ ግለሰብ እና ከተቋም ወደ ተቋም ለማስተላለፍ የሚያስችል ሥርዓት ይዘረጋል፣ አፈጻጸሙን ይከታተላል፡፡
- በተለያየ ምክንያት ከተቋሙ የሚለቁ ባለሙያዎች በእጃቸው ላይ ያሉ ሰነዶችን የሚያስረክቡበትና በፅሑፍ የስራ ርክክብ የሚያደርጉበትን ስርዓት እንዲዘረጋና ተግባራዊ እንዲደረግ ያስተባብራል፡፡