የፋይናንስ ሥራ አስፈጻሚ
የፋይናንስ ሥራ አስፈጻሚ ተጠሪነቱ ለሥራ አመራር ዋና ሥራ አስፈጻሚ ሆኖ የሚከተሉትን ተግባርና ኃላፊነቶች ይኖሩታል፡
- የመ/ቤቱን ጥሬ ገንዘብ በማስተዳደር፣ የመ/ቤቱን የሂሳብ እንቅስቃሴዎች በፋይናንስ ህግ መሰረት እንዲከናወኑ በማድረግ፣ የተከፋይ፣ የተሰብሳቢና ፈሰስ ሂሳቦችን አፈጻጸም በመከታተል፣ የመ/ቤቱን የሂሳብ ሪፖርት በማዘጋጀት፤ የአቅም ግንባታ ስራዎች ለማከናወን ጥናት በማካሄድ ውጤታማ የፋይናንስ እንቅስቃሴ እንዲኖር ያደርጋል።
- ከመስሪያ ቤቱ ስትራቴጂክ ዕቅድ በመነሳት የስራ ክፍሉን እቅድ በወቅቱ አዘጋጅቶ ያቀርባል፣ ሲጸድቅም ስራዎችን ለስራ ክፍሎች ፤ለቡድኖችና ለባለሙያዎች በማከፋፈል ተግባራዊ ያደርጋል፡፡
- የሥራ ክፍሉን ዓመታዊ በጀትና የሥራ መርሀ ግብረ ያዘጋጃል ፣ያስተዳድራል፡፡
- በስራ ክፍሉ የሚገኙ ቡድን መሪዎችን ባለሙያዎችንና ሠራተኞችን ያስተባብራል፣የሥራ አፈጻጸም ይገመግማል፣የስልጠናና የቴክኒክ ድጋፍ ያደርጋል፡፡
- ተግባራት በታቀደላቸው ጊዜና ጥራት መከናወናቸውን ይከታተላል ፡፡
- አስፈላጊ የሆኑ የስራ መገልገያ መሳሪያዎችና የሰው ሀይል እንዲሟላ ያደርጋል ፣ችግር ሲያጋጥም መፍትሄ ይሰጣል፡፡
- ለውስጥና ለውጭ ተገልጋዮች የሚያስፈልጉት አገልግሎቶች በአግባቡ መሰጠታቸውን እና ቅሬታም እንዳይከሰት ይከታተላል፤ቅሬታ ሲያጋጥም በወቅቱ መፍትሄ ይሰጣል፡፡
- ከሚመለከታቸው የመንግስት አስፈጻሚ መ/ቤቶች በየጊዜው የሚተላለፉ መመሪያዎች ተፈጻሚነት እንዲያገኙይከታተላል፡፡
- ከአበዳሪና ለጋሽ ድርጅቶች ጋር በሚደረገው የፋይናንስ ስምምነት መሰረት የፋይናንስ እንቅስቃሴዎች መከናወናቸውን ይከታተላል ፡፡
- የመስሪያ ቤቱ ገቢ እንዲጨምር ጥናት ያዘጋጃል በበጀት ጥያቄ ውስጥ እንዲካተት ለበላይ አመራሩ የውሳኔ ሃሳብ ያቀርባል ፡፡
- የፋይናንስ አሰራር ስርአትን ለማዘመን እንዲያስችል ችግሮችን ያስጠናል ለባለሙያዎችም ስልጠና እንዲያገኙ የስልጠና ፕሮግራሞችን ያፈላልጋል ያመቻቻል ፡፡
- ከቡድኖች የሚቀርቡ የፋይናንስ አሰራር ስርአትን ለማዘመን የሚያስችል ጥናት በማቀናበር እና አመቺ መሆኑን በማረጋገጥ በስራ ላይ እንዲውል ያደርጋል ፡፡
- በስራ ላይ ያሉት የፋይናንስ ቴክኖሎጂዎች IBEX/IFMIS ሰራተኞች እንዲጠቀሙ በማድረግ ቀልጣፋና ውጤታማ ሪፖርት እንዲቀርብ ያደርጋል ፡፡
- በተሰጠው የበጀት ጣሪያ መሠረት የሥራ ክፍሉን በፕሮግራም በጀት መርህ መሰረት የሶስት ዓመትና ዓመታዊ በጀት እንዲዘጋጅ ያደርጋል፡፡
- የፋይናንስግልፀኝነትና ተጠያቂነት ለማስፈን የሚያግዙ የአሰራር ስርሃቶችን ይዘረጋል፣ አፈጻጸሙንም ይከታተላል፡፡
- መ/ቤቱ ዓመታዊ የጸደቀ በጀት ማስታወቂያ ሲደርሰው በፕሮግራም፣በንዑስ ፕሮግራም፣ በውጤት በዋና ዋና ተግባራት/ በካፒታል ፕሮጄክቶችና እና በዝርዝር የወጪ መደብ እንዲመዘገብ ያደርጋልlየፕሮግራሞች ያሳውቃል አፈጻጸሙን ይከታተላል፡፡
- ገንዘብ ፍሰት ከባለፈው አመት አፈጻጸምና የጥሬ ገንዘብ ፍላጎት አንዲዘጋጅ ያደርጋል፣አፈጻጸሙንይከታተላል፡፡
- በተፈቀደው በጀትና በተዘጋጀው የጥሬ ገንዘብ ፍላጎት ዕቅድ መሠረት የክፍያ መጠየቅያና መፍቀጀ ቅጾችን አጽድቆ ለሚመለከተው አካል ያቀርባል፡፡
- በጥሬ ገንዘብና በባንክ ያለውን ሂሳብ በየጊዜው እየተከታተለ የመ/ቤቱን የገንዘብ አቅም እንዲታወቅ ያደርጋል፡፡
- የመሥሪያ ቤቱን የፋይናንስ እንቅስቃሴ ለታለመለት አላማ መዋሉን እና በአግባቡ መመዝገቡን ይቆጣጠራል ፣ ለዕቅድና በጀት አዘገጃጀት የሚረዱ መግለጫዎች ያዘጋጃል ፡፡
- የስራ ክፍሉን የበጀት እጥረት ሲያጋጥም ተጨማሪ በጀትና ከፊዚካል እቅድና አፈጻጻም አካያ ከፕሮግራም ሃላፊዎች ጋር በመመካከር የበጀት ዝውውር እንዲፈቀድ የውሳኔ ሃሳብ ያቀርባል፡፡
- ለመ/ቤቱ የሚቀርቡ የክፍያ ጥያቄዎችን አግባብነት በማጣራት ለሚመለከተው ቡድን መሪ ወይም ባለሙያ ይመራል ፣አፈጻጸሙንም ይቆጣጠራል፡፡
- በመ/ቤቱ ስም የሚገኙ የእርዳታና ብድር ገንዘቦች በሚደረጉ ስምምነቶችና የአሠራር ማንዋሎች መሠረት ጉዳዩ ከሚመለከታቸው የሥራ ክፍሎች ጋር በመተባበር በሥራ ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፣ የአፈጻጸም ሪፖርት እንዲዘጋጅ ያደርጋል፣የምክር አገልግሎቶችን ይሰጣል፡፡
- የሳጥን የጥሬ ገንዘብ ቆጠራ ወቅቱን ጠብቆ መደረጉን ይቆጣጠራል፡፡
- መ/ቤቱ በህግ በተሰጠው ኃላፊነት መሠረት የሚሰበሰቡ ገቢዎች በአግባቡ መሰብሰባቸውንና በየዕለቱ ወደ ባንክ መተላለፋቸውን ይከታተላል፣ ያረጋግጣል፡፡
- የመ/ቤቱን የፋይናንስ እንቅስቃሴ በአግባቡ ማስተዳደርና ለታለመለት አላማ እንዲውል በማድረግ ሀብትና ንብረትን ከብክነት ይከላከላል፡፡
- ለሂሣብ ስራ የተዘጋጁ ልዩ ልዩ ፎርማቶች፣መዛግብቶችና ቼኮችና ሰነዶች በአግባቡ መያዛቸውንና ስራ ላይ መዋላቸውን ለማረጋገጥ የሚያስችል መቆጣጠሪያ ስልት ይቀይሳል፣በትክክል በሥራ ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፣ይከታተላል፡፡
- የአለም አቀፍ ግዥ ሲከናወን ሌተር ኦፍ ክሬዲት እንዲከፈት ማድረግ፤አፈፃፀሙን ይከታተላል፡፡
- በተሰጠው የስልጣን ውክልና መሠረት የደመወዝና የሥራ ማስኬጃ ልዩ ልዩ የክፍያ ጥያቄዎች አስፈላጊነት በመመርመር እና ትክክለኛነት በማረጋገጥ የክፍያ ቼክና ማዘዣዎች በፊርማው ያፀድቃል፡፡
- ከመ/ቤቱ የሚመጡ የግዥና አገልግሎቶች የክፍያ ሰነዶችን በመመሪያው መሰረት መሆኑን አጣርቶ ይመራል፤ይከታተላል፤ይቆጣጠራል፡፡
- የመስሪ ቤቱን የባንክና የመዝገብ ሂሳብ መሰራቱንና ትክክለኛነቱን ያረጋግጣል፡፡
- ከመንግስት የሚመደብ በጀት፤ ከዕርዳታና ብድር ለሚገኙ ገንዘቦች ማንቀሳቀሻ የሚከፈቱ የባንክ ሂሳብ ቁጥሮችን ይቆጣጠራል፤የተከፈቱበትን አላማ ሲያጠናቅቁ በወቅቱ እንዲዘጉ ያደርጋል፡፡
- ጥሬ ገንዘብና በባንክ ያለውን ሂሳብ በየጊዜው እየመረመረ የመ/ቤቱን የገንዘብ አቅም እንዲታወቅ ያደርጋል ፡፡
- የመ/ቤቱን የጥሬ ገንዘብ አጠቃቀም ለታለመለት አላማ መዋሉን እና በአግባቡ መመዝገባቸውን ይቆጣጠራል ፡፡
- በመ/ቤቱ ስም የሚገኙ የእርዳታና ብድር ገንዘቦች በሚደረጉ ስምምነቶችና የአሠራር ማንዋሎች መሠረት ጉዳዩ ከሚመለከታቸው የሥራ ክፍሎች ጋር በመተባበር በሥራ ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፣ የምክር አገልግሎቶችን ይሰጣል፡፡
- መ/ቤቱ የሚሰበስባቸውን ልዩ ልዩ ገቢዎች በወቅቱ መሰብሰባቸውንና ለሚመለከተው አካል ፈሰስ መሆናቸውን ይከታተላል ፣አረጋግጦ ያፀድቃል፡፡
- የተለያዩ የመንግስት ግብርና ታክስ እና ሌሎች በተከፋይ የሚቀነሱ ሂሳቦችን ለሚመለከተው አካል በወቅቱ ገቢ መደረጋቸውን ይከታተላል፡፡
- ተቀናናሽና ተከፋይ ሂሳቦችን በወቅቱ ለሚመለከታቸው አካላት መከፈላቸውን ይከታተላል፤ያረጋግጣል፡፡
- የዕርዳታና የብድር ገቢዎች በወቅቱ መሰብሰባቸውን ይከታተላል፣ በድርጅቱ የባንክ ሂሳብ ገቢ መደረጋቸውን ይከታተላል፤ ያረጋግጣል፡፡
- የፋይናንስ መግለጫ የሚያስፈልጋቸው የሂሣብ ምዝገባዎች መግለጫዎችን ፣ የሂሳብ ሚዛንና ትንታኔ እንዲዘጋጅ ያደርጋል ፤ ያረጋግጣል ፡፡
- የመ/ቤቱን የሂሳብ ሪፖርት በየወሩ እንዲዘጋጅ በማድረግ አጣርቶ ለሚመለከተው የመንግስት አካል ያቀርባል፡፡
- ሊሰበሰቡ የማይችሉ የተሰብሰቢ ሂሳቦች መረጃዎችን ኮሚቴ በማቌቌም ያስጠናል፣ በጥናቱ ውጤት መሰረት ለበላይ አካል ለውሰኔ ያቀርባል፣የውሰኔ ሃሳብ ሲደርሰውም ምዝገባ እንዲካሄድ ያስደርጋል
- በተሰብሳቢና በተከፋይ ያልተሰበሰበ ገንዘብ መሰብሰብ እንዲቻል በእድሜ ዘመን በመተንተን ለክትትል አመቺ በማድረግ ሪፖርቱን ለሚመለከተው ክፍል ያቀርባል ፡፡
- በቅድሚያ ክፍያ ወጪ ሆኖ የተከፈለው ገንዘብ በፋይናንስ መመሪያና ደንብ መሰረት ወቅቱን ጠብቆ እንዲወራረድ ያደርጋል፡፡
- ጊዜያቸው ከአስር አመት በላይ የሆኑ የፋይናንስ ገቢና ወጪ ሰነዶች በመመሪያው መሰረት ኮሚቴ በማቌቌም ያስጠናል በጥናቱ ውጤት መሰረት ለበላይ አካል ለውሳኔ ያቀርባል፣የውሰኔ ሃሳብ ሲደርሰውም እንዲወገዱ አፈፃፀሙን ክትትል ያደርጋል፡፡
- የሂሳብ እንቅስቃሴ ምዝገባ በፋናንስ አዋጅ፤ ደንብና መመሪያ መሰረት በአግባቡ መከናወኑን ይከታተላል ፣ ያረጋግጣል፡፡
- በኦዲት ሪፖርት ግኝት መሠረትመርሃ ግብር በማዘጋጀት የማስተካከያ እርምጃ ይወስዳል፡፡
- በውጭ ኦዲተር የተመረመረውን ሂሣብ ከተሰብሳቢ እና ተከፋይ ሂሳብ መግለጫዎች ጋር በማያያዝ ለሚመለከተው አካል እንዲላክ ያደርጋል፡፡
- የመ/ቤቱ የዝውውር ሂሳብና የፈሰስ ሂሳብ ከገንዘብ ሚኒስቴር ሂሳብ ጋር መታረቃቸውን ያረጋግጣል፡፡
- በመ/ቤቱ ስም የሚገኙ የእርዳታና ብድር ገንዘቦች በሚደረጉ ስምምነቶችና የአሠራር ማንዋሎች መሠረት የአፈጻጸም ሪፖርት እንዲዘጋጅ ያደርጋል፡፡
- በወርሃዊ የሂሣብ ሪፖርት መሠረት የሂሳብ መደቦች ሚዛን ከሂሣብ ምዝገባና ሪፖርት ማጠቃለያ ጋር በመናበብ የተፈጠሩ ልዩነቶች በወቅቱ ማስተካከያ እንዲዘጋጅ ያስደርጋል፡፡
- ለኦዲት ምርመራ ቅድመ ዝግጅት ማድረግና በኦዲት ወቅት ለሚቀርቡ መጠይቆችና በሚታዩ ግኝቶች ላይ ምላሽ ይሰጣል፡፡
- የተፈቀደ በጀትን መሠረት በማድረግ በአጠቃላይ ሌጀርና ተቀፅላ ሌጀሮች ምዝገባ መደረጉን ይቆጣጠራል፡፡
- ሰራተኞች ከአዳዲስ ሲስተም ጋር ማስተዋወቅና ክህሎት እንዲያገኙ በማድረግ የተሻለ አቅም በመገንባት የስራ አፈፃጸማቸው እንዲጎለብት ያደርጋል፡፡
- የክፍሉ ባለሙያዎች ከሂሳብ ሪፖርትና የክፍያ አስተዳደር ዝግጅት ጋር በተገናኝ ወቅታዊ ከሆኑ የሂሳብ መርሆችና ህጎችን በማሰልጠን ብቁ ያደርጋል፡፡
- የስልጠና ዓይነቶችን የክህሎት ችግሮችን በመለየትና በመተንተን ባለሙያዎች ስልጠና እንዲያገኙ ማድረግ እና የስልጠና ተቋሞችን ያፈላልጋል ፡፡
- በቴክኖሎጂ የዘመነ የፋይናንስ አሰራሮችን በአግባቡ መጠቀም እንዲችሉ ስልጠና እነዲወስዱ ያደርጋል፡፡
- በወርሃዊ የሂሣብ ሪፖርት መሠረት የሂሳብ መደቦች ሚዛን ከሂሣብ ምዝገባና ሪፖርት ማጠቃለያ ጋር በመናበብ የተፈጠሩ ልዩነቶች በወቅቱ ማስተካከያ እንዲዘጋጅ ያስደርጋል፡፡
- ለኦዲት ምርመራ ቅድመ ዝግጅት ማድረግና በኦዲት ወቅት ለሚቀርቡ መጠይቆችና በሚታዩ ግኝቶች ላይ ምላሽ ይሰጣል፡፡
- የተፈቀደ በጀትን መሠረት በማድረግ በአጠቃላይ ሌጀርና ተቀፅላ ሌጀሮች ምዝገባ መደረጉን ይቆጣጠራል፡፡
- ሰራተኞች ከአዳዲስ ሲስተም ጋር ማስተዋወቅና ክህሎት እንዲያገኙ በማድረግ የተሻለ አቅም በመገንባት የስራ አፈፃጸማቸው እንዲጎለብት ያደርጋል፡፡
- የክፍሉ ባለሙያዎች ከሂሳብ ሪፖርትና የክፍያ አስተዳደር ዝግጅት ጋር በተገናኝ ወቅታዊ ከሆኑ የሂሳብ መርሆችና ህጎችን በማሰልጠን ብቁ ያደርጋል፡፡
- የስልጠና ዓይነቶችን የክህሎት ችግሮችን በመለየትና በመተንተን ባለሙያዎች ስልጠና እንዲያገኙ ማድረግ እና የስልጠና ተቋሞችን ያፈላልጋል ፡፡
- በቴክኖሎጂ የዘመነ የፋይናንስ አሰራሮችን በአግባቡ መጠቀም እንዲችሉ ስልጠና እነዲወስዱ ያደርጋል፡፡